Se você já sentiu que sua empresa perde eficiência por conta de retrabalho, falta de organização ou comunicação confusa, saiba que não está sozinho. A boa notícia é que existem ferramentas que podem transformar a maneira como você gerencia e executa os processos no seu dia a dia.
Essas ferramentas são recursos que podem ser softwares, técnicas ou metodologias desenvolvidas para planejar, controlar e otimizar as operações de uma empresa. Mas, com tantas opções no mercado, qual delas realmente atende às suas necessidades?
Hoje vamos nos aprofundar em 3 opções e para cada uma delas, explicaremos o que são, como funcionam e, principalmente, quando utilizá-las. Vamos lá?
O Notion é uma plataforma digital projetada para gerenciar informações, projetos e processos de ponta a ponta. Sua flexibilidade permite que você crie sistemas únicos que atendem desde tarefas individuais até a gestão de equipes complexas.
O que ela faz?
Quando usar?
O Notion é ideal para empresas que desejam visualizar e organizar fluxos de trabalho, como no caso de startups que precisam de agilidade e personalização. Na Runb, utilizamos o Notion para estruturar projetos, acompanhar prazos e garantir alinhamento entre as equipes.
Por exemplo, se você está planejando um novo processo de vendas, o Notion pode centralizar todas as etapas, desde o mapeamento de leads até o acompanhamento dos fechamentos em um só lugar.
Dica prática
Combine a flexibilidade do Notion com metodologias como Kanban ou Scrum. Crie painéis visuais para acompanhar o progresso de tarefas, mantendo a equipe focada nas prioridades.
O Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) é uma metodologia clássica que tem como objetivo implementar e ajustar melhorias contínuas em processos. Ele é dividido em quatro etapas: planejar, executar, verificar e agir.
O que ela faz?
Quando usar?
O PDCA é ideal para processos que exigem ajustes frequentes. Por exemplo, ele pode ser aplicado ao revisar procedimentos de atendimento ao cliente ou ao implementar uma nova estratégia de marketing.
Se sua empresa está enfrentando reclamações recorrentes em um setor específico, use o PDCA para identificar a causa raiz do problema, implementar uma solução piloto, avaliar o impacto e ajustar conforme necessário.
Dica prática
Documente cada etapa do ciclo em uma plataforma como o Notion ou o Trello, garantindo que todo o time tenha acesso ao progresso e ao histórico das mudanças.
O 5W2H é uma metodologia que organiza o planejamento respondendo sete perguntas essenciais:
What - o que será feito?Why - por que será feito?Where - onde será feito?When - quando será feito?Who - quem será responsável?How - como será feito?How much - quanto custará?
O que ela faz?
A técnica detalha cada aspecto de um processo ou projeto, trazendo clareza e eliminando dúvidas. Com isso, evita que pontos importantes sejam esquecidos e torna o planejamento mais eficiente.
Quando usar?
O 5W2H é indicado no início de novos processos ou projetos, quando é necessário um planejamento detalhado. Ele ajuda a dividir responsabilidades e prever possíveis gargalos antes da execução.
Por exemplo, se você está planejando um evento corporativo, o 5W2H pode garantir que todos os detalhes sejam considerados, como local, orçamento, cronograma e equipe envolvida.
Dica prática
Integre o 5W2H com ferramentas visuais, como um cronograma Gantt, para que todos os responsáveis visualizem as etapas e prazos do projeto de forma clara.
Essas ferramentas podem ser grandes aliadas para te ajudar a alcançar resultados sólidos e sustentáveis. Combinando organização, análise e planejamento, essas metodologias ajudam empresas de todos os tamanhos a superar desafios e transformar processos em diferenciais competitivos.
A gestão de processos bem feita ajuda gestores a tomarem decisões mais assertivas e criarem fluxos de trabalho mais estratégicos, sendo assim mais fácil alcançar as metas do negócio.
Agora é a sua vez. Experimente uma dessas ferramentas no seu negócio, ajuste o que for necessário e veja como pequenos passos podem levar a grandes avanços.
