Quando se fala das maiores dificuldades dos empreendedores no começo dos seus negócios, a gestão financeira é sempre um dos principais tópicos. Inclusive, esse foi
um dos maiores obstáculos apontados pelos entrevistados na Pesquisa Desafios dos Empreendedores Brasileiros, realizada pela Endeavor em parceria com a Neoway e
o Instituto Datafolha em 2023.
Dentro desse assunto, queremos explorar o gerenciamento de despesas, sua importância para um bom planejamento financeiro e como os empresários podem superar
esse desafio.
Antes de entrar mais a fundo no conceito, é importante lembrar que, ao longo do ciclo de vida de uma empresa, encontramos uma ampla variedade de tipos de despesas
que impactam diretamente o caixa. Desde os custos iniciais de abertura, como aluguel e compra de equipamentos, até os gastos recorrentes, como salários, contas de
utilidades e aquisição de matérias-primas. Cada etapa do negócio envolve diferentes estratégias financeiras e novas habilidades tornam-se necessárias para lidar com
elas.
Identificar quais são essas despesas facilita entender quais ações podem ser tomadas para otimizar operações, aumentar a rentabilidade e garantir que os recursos
sejam utilizados da melhor maneira possível. Ao acompanhar, classificar e mensurar cada despesa, os empreendedores podem tomar decisões mais informadas,
implementar estratégias de economia e se preparar melhor para o futuro.
Como já comentamos, um dos primeiros passos para gerir melhor os gastos de qualquer empresa é entender com que cenário estamos trabalhando. Conhecer a fundo
os tipos de despesas que um negócio pode ter ao longo da sua existência é essencial para aqueles que querem se destacar em um mercado cada vez mais competitivo.
Ao dominar esses conceitos, você é capaz de elaborar orçamentos mais precisos, realizar análises financeiras detalhadas e tomar decisões informadas que contribuem
para a sustentabilidade e o crescimento do negócio. Essas despesas são a base para uma administração financeira sólida, permitindo navegar com confiança pelas
complexidades do ambiente empresarial e conduzir sua empresa rumo ao sucesso.
São aquelas que permanecem constantes independentemente do volume de vendas ou produção. Sua principal característica é permanecerem as mesmas por períodos
específicos (por exemplo, mensais), o que as torna mais fáceis de prever e planejar no orçamento.
Conhecer bem as despesas fixas ajuda a identificar quais custos são inalteráveis no curto prazo e que devem ser pagos independente do que aconteça no cenário de
vendas da sua empresa. Ou seja, são essenciais para o bom funcionamento do negócio.
Alguns exemplos são: aluguel do espaço comercial, salários dos funcionários administrativos, seguros, serviços públicos básicos (como água e eletricidade), e
depreciação de ativos fixos (como equipamentos, máquinas e veículos).
São os custos que flutuam com o nível de produção ou vendas, incluindo matérias-primas, comissões de vendas e custos de transporte. Ou seja, quanto mais a empresa
produz ou vende, maiores são essas despesas. Sua característica principal é o controle flexível (podem ser ajustadas com base na demanda) e seu impacto direto no
custo de produção de cada unidade.
A mensuração contínua dessas despesas ajuda a ajustar a produção e as operações de acordo com a demanda, otimizando o uso de recursos e aumentando a
eficiência.
Como exemplos podemos citar: matérias-primas, comissões de vendas, custos de embalagens, transporte e entrega de itens, e energia destinada à produção.
Despesas diretas são custos que podem ser diretamente atribuídos à produção de bens ou serviços. Normalmente estão ligadas a um produto, projeto ou departamento
específico. Elas também são cruciais para calcular o custo exato de produção de cada unidade, permitindo uma precificação adequada e uma margem de lucro saudável.
Sua principal característica é a facilidade de rastreamento com um produto ou processo de fabricação, que pode variar conforme o volume de produção.
Exemplos desse tipo de despesa são: matérias-primas, mão de obra direta, equipamentos e componentes específicos.
Não estão diretamente ligadas à produção, mas são necessárias para o funcionamento da empresa, como serviços administrativos e utilidades. Sua mensuração ajuda a
entender melhor os custos gerais de operação e a identificar áreas de possível economia.
Elas têm como característica principal a independência dos produtos ou serviços e podem ser tanto fixas quanto variáveis no caixa.
De maneira prática, alguns exemplos são: salários da administração, manutenção e reparos gerais, despesas com TI e softwares, e materiais de escritório.
Agora que você já conhece um pouco mais sobre esses conceitos teóricos, é o momento de aplicar isso na prática. Por isso, nossa equipe de Sócios de Aluguel separou
10 dicas essenciais para os empreendedores que querem fugir das estatísticas ruins e assumir o controle das finanças de suas empresas.
Manter um fluxo de caixa atualizado e prático é essencial para entender a saúde financeira da empresa em tempo real. E você pode fazer isso através de:
- Anotar todas as entradas (vendas, empréstimos, etc.) e saídas (pagamentos a fornecedores, salários, etc.) diariamente.
- Utilizar softwares de contabilidade ou planilhas eletrônicas para registrar as transações de forma organizada. Ferramentas como QuickBooks, Xero ou até mesmo o
Excel podem ser úteis.
- Gerar relatórios periódicos (diários, semanais e mensais) que mostrem o saldo do caixa, identificando picos de despesas e receitas.
Classificar as despesas em categorias específicas ajuda a visualizar onde o dinheiro está sendo gasto e identificar áreas de potencial economia. Algumas maneiras de
colocar isso em prática são:
- Entender em quais daquelas quatro categorias seus gastos atuais se encaixam melhor e separá-los.
- Usar software de gestão financeira que permita a categorização automática das despesas.
- Analisar periodicamente as despesas de cada categoria para identificar padrões e áreas para redução de custos.
Ter a rotina de revisões periódicas das despesas ajuda a identificar padrões de gastos e oportunidades para economizar. Algumas boas práticas para isso são:
- Ter uma rotina de revisões mensais em que se compare os gastos reais com o orçamento planejado a cada mês.
- Utilizar relatórios comparativos para avaliar a diferença entre os gastos previstos e os realizados.
- Ajustar o orçamento conforme necessário para refletir mudanças nas condições de mercado ou nas operações da empresa.
Investir em softwares de gestão financeira pode automatizar o acompanhamento das despesas e fornecer relatórios detalhados. Para isso, é importante:
- Escolher um sistema que atenda às necessidades específicas da sua empresa, como QuickBooks, Sage ou Zoho Books.
- Automatizar entradas: configurar o software para automatizar a entrada de dados e gerar relatórios financeiros.
- Monitoramento em tempo real: utilizar os dashboards do software para monitorar o desempenho financeiro em tempo real e identificar gastos excessivos.
Com uma visão mais completa das suas despesas, é possível definir metas claras de redução de custos para diferentes departamentos, criando um objetivo tangível e
motivando os funcionários a economizar.
Algumas sugestões de como fazer isso são:
- Definir metas específicas, como reduzir os custos de energia em 10% ou cortar gastos com material de escritório pela metade.
- Desenvolver um plano de ação detalhado para atingir essas metas, envolvendo todos os departamentos.
- Monitorar o progresso regularmente e fornecer feedback e incentivos para as equipes que atingem as metas.
Gerenciar o estoque de forma eficiente evita excessos ou faltas que podem gerar custos desnecessários. Você pode fazer esse controle através de:
- Utilizar sistemas como ERP (Enterprise Resource Planning) ou software de gestão de estoque para monitorar os níveis de inventário.
- Realizar revisões regulares do estoque para identificar itens de baixa rotatividade e ajustar as compras conforme necessário.
- Implementar práticas de estoque just-in-time (produzir conforme a demanda) para minimizar o capital empatado em inventário e reduzir desperdícios.
Revisar todas as assinaturas e serviços contratados pela empresa periodicamente pode revelar oportunidades para economizar. Algumas sugestões para começar esse
processo são:
- Criar uma lista completa de todas as assinaturas e serviços que a empresa utiliza.
- Avaliar cada serviço para determinar se ele ainda é necessário e se oferece um retorno significativo.
- Cancelar serviços ou assinaturas que não estão sendo utilizados ou que não são essenciais para a operação.
Aproveite suas análises e renegocie contratos e condições com fornecedores para obter economias significativas a longo prazo. Coloque isso em prática com essas
dicas:
- Revisar regularmente os contratos de fornecimento para identificar oportunidades de renegociação.
- Pesquisar outros fornecedores para garantir que você está obtendo os melhores preços e condições.
- Negociar prazos de pagamento mais favoráveis, descontos por volume ou outras condições vantajosas.
Terceirizar atividades não essenciais pode reduzir custos operacionais e permitir que a empresa se concentre em suas competências principais. Então faça o seguinte:
- Identificar atividades que não são essenciais para o core business da empresa, como limpeza, manutenção ou TI.
- Comparar os custos de terceirização com os custos de realizar essas atividades internamente.
- Selecionar fornecedores confiáveis e negociar contratos que ofereçam boa relação custo-benefício.
Programas de incentivo para funcionários são estratégias efetivas que podem motivar a equipe a identificar e implementar economias. Algumas dicas para isso são:
- Oferecer incentivos financeiros ou de reconhecimento para funcionários que propõem ideias eficazes de redução de custos.
- Criar um sistema para coletar sugestões de economia de todos os níveis da empresa.
- Avaliar e implementar as melhores sugestões, comunicando claramente os benefícios e os resultados alcançados.
Gerenciar as despesas de maneira eficaz é vital para o sucesso de qualquer PME. Seguir essas dicas pode ajudar a controlar os custos, melhorar a rentabilidade e garantir um planejamento financeiro mais sólido.
Explore outros conteúdos em nosso blog para continuar aprendendo sobre gestão financeira e acelerar ainda mais o crescimento do seu negócio.
